Скорость и эффективность обработки документации играет ключевую роль, даже в заработке организации. Чтобы оптимизировать процессы, связанные с подписанием документов, часто прибегают к использованию факсимиле.
Что такое факсимиле?
Факсимиле – это точное воспроизведение собственноручной подписи лица посредством механического способа копирования. Проще говоря, это штамп, который позволяет проставлять подпись идентичную оригиналу. Особенно полезно для руководителей, которые подписывают большое количество документов ежедневно, или для случаев, когда необходимо подписать, а директор в отъезде.
Законодательное регулирование факсимиле
Использование факсимиле регулируется законодательством каждой страны. Согласно ст. 161 ГК РБ, то есть в сфере гражданско-правовых отношений, разрешается использование факсимиле для закрепления сделки в письменной форме. Поскольку в законодательстве нет точного перечня на каких документах можно ставить факсимиле, аналог подписи используется по соглашению сторон (которое оформляется в письменном виде). Рекомендуется пользоваться факсимильными подписями при длительных договорных отношениях, когда возникает необходимость дополнительных документов.
Где можно использовать факсимиле?
Частый запрос – где можно ставить факсимиле в ПУД (первичных отчетных документах). В законодательстве Республике Беларуси указано, что в ПУД необходима подпись должностного лица, ответственного за совершение хозоперации. Она может быть поставлена собственноручно, с использованием электронной цифровой подписи, факсимильным воспроизведением или другим способом, который обеспечивает идентификацию лица. Однако, аналог подписи не допускается в следующих документах:
– включенных постановлением Совмина в перечень (10 позиций);
– при совершении хозоперации с участием двух и более участников, за исключением случаев, когда ПУД может быть составлен единолично.
Перечень включает в себя следующие позиции:
- товарно-транспортная накладная;
- товарная накладная;
- приходный кассовый ордер;
- расходный кассовый ордер;
- акт о приеме-передаче основных средств;
- акт о приеме-передаче нематериальных активов;
- акт о списании имущества;
- акт сдачи-приемки выполненных работ строительных и специальных монтажных работ;
- акт о передаче незавершенного строительством объекта;
- акт о передаче затрат, произведенных при создании объекта инженерной и(или) транспортной инфраструктуры.
Когда целесообразно использовать факсимиле?
В таком случае, что такое факсимиле и зачем его использовать? Если в организации разработан внутренний регламент, документация касается только оборота внутри организации и не связано с ПУД, допустимо использовать оттиск. В регламенте нужно установить: перечень документов; должностных лиц, имеющих право использовать факсимиле; ответственность за неправомерное использование факсимиле. Мы рекомендуем проконсультироваться с юристом, чтобы удостовериться в правомерном использовании аналога подписи в вашем индивидуальном случае.
Дополнительные преимущества использования факсимиле
Отлично подходит печать для оформления открыток. В больших организациях на сотню или тысячу сотрудников подписывать поздравления вручную будет проблематично. Факсимиле поможет сделать поздравления персонализированными (видно, распечатано не на принтере). В корпорациях руководители часто бывают загружены или отсутствуют на рабочем месте. Поставить факсимиле – отличная мысль, чтобы избавить от рутинной задачи и позволить сосредоточиться на более важных вопросах.
Также штамп незаменим для стандартизированных документов, не требующих индивидуального рассмотрения. Например, письма, заявки, в некоторых случаях коммерческие предложения.
Если руководитель находится в другом филиале, факсимиле может сократить затраты на пересылку документов и курьерские службы. Штамп позволяет на месте обрабатывать большое количество бумаг без необходимости личного присутствия уполномоченного лица, не придется возить каждый документ для заверения. Если подписей нужно несколько от разных людей, то процесс поездки к каждому руководителю занимает немало времени. Оперативное подписание документов – большое преимущество.
Возможные риски и недостатки
Конечно, нельзя обойти недостатки и риски. Первый большой минус, который можно выделить – риск подделки. Мошенничество с личной подписью легко осуществить, если штамп попал в руки злоумышленника. Второй минус, как мы выяснили, не во всех документах разрешено ставить факсимиле. Чтобы не вызвать юридические споры, лучше использовать «живую» подпись.
Использование факсимиле достаточно сложно скрыть, – оттиск достаточно хорошо видно невооруженным взглядом. У каждого человека есть личный стиль, нажим на ручку, подписи незначительно отличаются размером из-за бумаги, чернил, настроения. Когда на одной странице пропечатали несколько одинаково идеальных оттисков, это сразу бросается в глаза. Во-первых, аналог подписи может вызвать юридические вопросы. Как мы выяснили, далеко не во всех документах разрешено использовать печать вместо настоящей подписи. Не все организации позволят заключить соглашение на использование факсимиле. Их также можно понять: высок риск недобросовестного использования подписи руководителя другими сотрудниками.
Во-вторых, для некоторых клиентов или партнеров полностью пропечатанный документ может восприниматься негативно, якобы организация не придает важности и значения партнерским отношениям. Это небольшая составляющая имиджа организации, но лучше не упускать важные моменты, особенно с постоянными партнерами.
Важные факторы при выборе факсимиле
Несколько важных факторов, которые нужно учитывать если вы задумались приобрести штамп:
- Оттиск должен быть четким и хорошо читаемым. Размытый штамп точно не будет похож на оригинальную подпись.
- Качественные материалы и оснастка увеличивают срок службы.
- При заказе обязательно продумать размер: какие документы будут проштамповываться факсимиле, есть ли там место для большого оттиска.
Конечно, штамп очень экономит время и ускоряет процесс подписания документов, особенно при большом объеме. Но лучше не забывать про риск злоупотребления полномочиями сотрудников, у которых есть доступ к печати. Важно хранить печать в надежном месте и вести строгий учет использования.
Где заказать факсимиле?
Если вы задумались о приобретении факсимиле, можно сделать заказ на нашем сайте. Благодаря качественным материалам и современным технологиям наши печати и штампы отлично служат не один год на сотни оттисков. Документооборот становится проще и удобнее, если в работу добавить факсимиле. Особенно актуален вопрос для организаций с большим бюрократическим потоком, например, в государственных учреждениях или крупных корпорациях.
Мы уточним нюансы, такие как размер, форму, цвет, оснастку, чтобы подобрать подходящий штамп. После этого переходим к подготовке макета: первым шагом заказчик несколько раз воспроизводит личную подпись, для этого может использоваться программное обеспечение или ручка с листком бумаги. Так как штамп должен повторять мельчайшие детали, подпись после сканирования дополнительно обрабатывается для улучшения четкости. На этом этапе у клиента есть возможность внести все желаемые правки и изменения. Далее мы подбираем материалы и переходим к изготовлению, на оборудовании получается факсимиле на основании полученного изображения.