Многие процессы в бизнесе полностью переходят в цифровую сферу, в том числе и документооборот. Использование электронной печати становится все более актуальным и популярным способом придать документам юридическую силу. Это современный и удобный инструмент для подтверждения подлинности и целостности документов в цифровом пространстве.
Преимущества использования электронной печати
Ускорение рабочих процессов
Первый очевидный плюс – скорость и сокращение времени на физическое заверение документов. Можно создать и отправить договор в считанные минуты, это значительно ускоряет рабочие процессы. Не нужно использовать принтер, штамп, потом сканер для изображения оттиска на листе.
Снижение затрат на расходные материалы
Второе и немаловажное преимущество: печать в электронном виде сокращает затраты на бумагу, чернила и печатные устройства. Это не просто выгодно для организации (особенно, если аппарат делопроизводства развитый и разветвленный), но и поддерживает мировую эко-френдли тенденцию. Статья расходов на курьерские услуги и почтовые экспресс-отправления тоже уменьшается.
Удобство хранения и безопасности данных
Электронные документы можно хранить в облачных хранилищах или локальном сервере. Это удобно для большой компании с сотрудниками из разных филиалов и для должностей с удаленным выполнением обязанностей. Для повышения безопасности и избежания несанкционированного доступа файлы можно защитить паролем, зашифровать и подписывать цифровыми подписями/печатями.
Расширенные возможности использования
Электронную печать можно использовать не только для документов. Например, удобно поставить большой тираж сразу с оттиском для открыток, брошюр или каталогов. Не нужно подбирать чернила в зависимости от материала, цифровой оттиск можно добавить в макет любого изделия.
Возможные сложности и ограничения
Технические сбои и зависимость от интернета
Прежде чем бизнес полностью перейдет на электронную печать и подпись, стоит изучить и вторую сторону медали. Программное обеспечение может столкнуться со сбоями. Для использования электронной печати в большинстве случаев требуется стабильный доступ к интернету. Это грозит потерей доступа к архивным данным на облаке или невозможностью поставить штамп на компьютере.
Обучение сотрудников
Программа должна быть понятна для пользователей, иначе руководство будет вынуждено проводить обучение сотрудников, которые не привыкли работать с цифровыми технологиями.
Риски компрометации данных
Важно правильно защитить данные. В случае компрометации ключа злоумышленники могут использовать его для подписания поддельных документов. Поэтому необходимо тщательно соблюдать правила хранения и использования.
Ограничения в законодательстве
Прогресс шагнул дальше и движется быстрее, чем законодательство. Не все документы разрешается заверять с помощью электронной печати. Соответственно, бланк с «изображением» оттиска никакой юридической силы иметь не будет.
Как создать электронную печать
Создать электронную печать несложно, необходимо выбрать программное обеспечение или онлайн-сервис, которые генерируют изображение штампа. В том числе популярные программы от Adobe, Corel. На этом этапе нужно продумать, как будет выглядеть электронная печать. Если это альтернатива/замена физической, то оттиск должен быть точно таким же!
После сохранения в нужном формате цифровой оттиск можно применять для документов. Обязательно настроить защиту паролем и шифрование на скачанное изображение, чтобы неуполномоченные лица не могли получить доступ!
Электронная цифровая подпись (ЭЦП) в Республике Беларусь
История и законодательное регулирование
Важный шаг в цифровизации бюрократических процессов в Республике Беларусь был сделан еще в 2009 году, когда появилась электронная цифровая подпись (ЭЦП). Это узаконенный на государственном уровне аналог традиционной подписи, который имеет такую же юридическую силу.
Как работает ЭЦП
Важно понимать, что ЭЦП – это не просто изображение, повторяющее собственноручную подпись. Это определенная последовательность символов, которая добавляется к электронному документу и позволяет идентифицировать подписавшее лицо (или организацию). Также криптографические алгоритмы гарантируют, что содержание электронного документа не изменялось после подписания.
Процедура получения ЭЦП
Для активации ЭЦП используется специальный ключ с ограниченным сроком действия, который хранится у владельца или уполномоченных им лиц. Для того, чтобы впервые сделать ЭЦП, понадобится обратиться в Национальный центр электронных услуг с пакетом документов. Также есть региональные представительства в крупных городах. Полную и корректную информацию о получении услуги можно получить на правовых сайтах. В дальнейшем продление сертификата можно заказать удаленно.
Где используется ЭЦП
Для чего может использоваться ЭЦП в Республике Беларусь:
- подача налоговых деклараций и отчетов в ФСЗН в электронном виде;
- составление и подписание счетов-фактур, накладных, актов, счетов, договоров с использованием специальных сервисов;
- а также для иных целей, предусмотренных Законом Республики Беларусь от 28.12.2009 N 113-З «Об электронном документе и электронной цифровой подписи».
Как работает электронная цифровая подпись и печать
Структура ЭЦП
Электронная цифровая печать и подпись – файл с криптографически измененной информацией-ключом. ЭЦП является юридическим заверением документа, то есть доказательством факта подписания владельцем зашифрованного сертификата. Ключ представляет собой обычную флешку, которая подсоединяется к компьютеру через usb-разъем, но работает только со специализированным программным обеспечением. Также ЭЦП может выглядеть как сим-карта, некоторые операторы сотовой связи позволяют использовать электронную подпись и печать через мобильное устройство.
Основные компоненты ЭЦП
ЭЦП состоит из двух компонентов: открытый ключ-сертификат и закрытый ключ (зашифрованная криптографически часть). В открытом ключе содержится информация о номере сертификата, владельце, сроке действия и код для проверки. Этот набор данных демонстрирует связь с закрытым ключом и подтверждает личность владельца, а также расшифровывает электронный документ. Закрытый ключ – это секретный набор символов, который хранится у владельца, необходим для шифрования и обеспечения 100% безопасности.
Кто может использовать ЭЦП
Электронную цифровую подпись могут использовать:
– физические лица, даже не осуществляя профессиональную деятельность;
– индивидуальный предприниматель;
– должностное лицо юридического лица, как правило, это директор, главный бухгалтер или иная руководящая должность.
Заключение
Традиционные бумажные документы постепенно уступают место электронным. С развитием цифровых технологий электронная печать будет играть все более важную роль в бизнесе и повседневной жизни. Выбор вида электронной печати, удостоверяющего центра и программного обеспечения зависит от конкретных потребностей и задач пользователя. Важно тщательно изучить все возможности и требования, прежде чем принимать решение о внедрении электронного документооборота.